Gestione fiere La soluzione completa per la Gestione di manifestazioni fieristiche

MODULO GESTIONE ESPOSITORI

Le principali funzionalità dell’applicazione proposta, per quanto attiene al modulo Espositori, sono:

1. Gestione anagrafiche degli espositori

Ogni espositore ha una scheda anagrafica in cui è possibile gestire: i dati di fatturazione, i dati di spedizione della documentazione, i dati anagrafici da inserire nel catalogo della manifestazione.

Gli espositori sono caratterizzati per:

  • Tipologia espositore: azienda, associazione, fiera/mostra, stampa di settore, iniziative promozionali, ..
  • Categorie merceologiche
  • Marchi rappresentati

Gli espositori sono distinti tra titolari del posteggio, titolari con rappresentate e rappresentati; a ciascuna categoria corrispondono funzionalità distinte all’interno dell’applicazione.

L’applicazione permette di gestire la relazione tra il titolare e i suoi rappresentati.

2. Gestione del ciclo di vita dell’espositore

L’applicazione permette di monitorare l’intero “ciclo di vita” dell’espositore attraverso una gestione per status: potenziale, in gestione, acquisito, rinunciatario.

Nell’applicazione vengono archiviate le schede di partecipazione a tutte le edizioni della manifestazione per ciascun espositore.

3. Gestione della domanda di ammissione

L’applicazione permette di:

  • stampare la domanda di ammissione pre-compilata dei dati dell’espositore per poter essere inviata;
  • registrare la ricezione della domanda di ammissione e gestione del suo ciclo (ad es. arrivo del pagamento, sospensione in attesa di informazioni complete).

POSSIBILE INTEGRAZIONE: compilazione della domanda di ammissione online, sia per nuovi espositori che per espositori già acquisiti.

4. Gestione delle assegnazioni e delle notifiche di posteggio

In ciascuna scheda espositore è presente una sezione dedicata all’assegnazione del posteggio in fiera, indicando padiglione, salone, stand e metri quadri assegnati. Sulla base di questa assegnazione, l’applicazione permette di creare, stampare e inviare le notifiche ufficiali del posteggio all’espositore e all’Ente Fiera ospitante.

In questo modo sarà sempre possibile ricostruire la storia delle assegnazioni per quel determinato espositore.

5. Visualizzazione di report di controllo

L’applicazione offre la possibilità di monitorare l’andamento delle principali dimensioni di controllo: andamento delle vendite dei posteggi in termini di metri quadri venduti con raffronto sugli anni precedenti, situazione delle domande di ammissione, statistiche sugli espositori (numerosità, distribuzione geografica, distribuzione merceologica,…).

6. Modulo di contact management

Questo modulo prevede una serie di attività che permettono di raccogliere le informazioni destrutturate circa il rapporto intrattenuto dall’Organizzatore con gli espositori.

Il sistema permette di gestire la creazione di liste di distribuzione utilizzabili dai programmi di posta elettronica e di spedizione automatica dei fax (fax-server) o di sistemi esterni di mailing.

7. Modulo di controllo dei pagamenti

Il modulo permette di:

  • Calcolare il corrispettivo da versare per ciascun espositore tenendo conto delle politiche di sconto applicate;
  • Registrare i pagamenti degli espositori (anticipi / saldi);
  • Gestire la vendita di servizi accessori agli espositori (es. pubblicità a catalogo, biglietti di ingresso, posteggi, ..)

8. Scambio dati con fonti esterne

Si possono fin da ora identificare dei flussi di scambi dati degli espositori con fonti esterne. In particolare:

  • Scambi dati con Ente Fieristico ospitante al fine di creare un collegamento tra le schede espositori  del nostro applicativo e il sistema gestionale dell’Ente Fieristico e agevolare in questo modo lo scambio di informazioni contabili, amministrative e logistiche.
  • Estrazione dei dati degli espositori per alimentare i cataloghi online (sito web Ente Fieristico, sito web organizzatore, apps per mobile device,…), i cataloghi cartacei (stampatore, grafico) o su altri supporti multemediali (cd-rom).
  • Estrazione dati a fini statistici.

MODULO GESTIONE VISITATORI

Le principali funzionalità dell’applicazione proposta, per quanto attiene al modulo Visitatori, sono:

  1. Gestione dell’anagrafica per ciascun visitatore, con la possibilità di tenere traccia di tutte le manifestazioni a cui è stato invitato e di quelle a cui ha effettivamente partecipato;
  2. Gestione dell’accreditamento online di nuovi visitatori;
  3. Produzione e invio del pre-accreditamento in formato pdf tramite notifica email;
  4. Invio di inviti alla partecipazione per edizioni successive.

POSSIBILE INTEGRAZIONE: procedura di vendita online (con gestione del pagamento elettronico) dei biglietti di ingresso.

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