Manuale Qualità Gestire e condividere il patrimonio documentale

"Manuale qualità" è dedicato alla gestione del Sistema Qualità nel suo complesso, permettendo all'azienda di distribuire l'intero patrimonio documentale senza doverlo necessariamente riscrivere.

Il processo di redazione, aggiornamento, distribuzione e archiviazione della documentazione viene gestito in forma elettronica attraverso l’utilizzo di diversi moduli sviluppati su tecnologia Domino.

L'adozione di questo applicativo permette di ridurre i tempi di produzione e distribuzione delle procedure, riducendo al contempo la circolazione cartacea del manuale.

L'applicazione implementa un sistema di messaggistica interna funzionante sul circuito della posta elettronica tradizionale che permette di portare a conoscenza il contenuto dei documenti del manuale a tutti i diretti interessati.
L'applicazione è condivisa all'interno della rete aziendale e ogni utente può consultare i documenti che sono normalmente categorizzati per tipologia (manuale, procedure, moduli, allegati, etc) e vengono organizzati in una struttura a capitoli simile a quella di un indice. Gli utenti hanno a disposizione anche una funzione di ricerca full-text che permette di selezionare i documenti anche sulla base del contenuto degli allegati.

Sui documenti pubblicati nel manuale viene gestita la "presa in carico" tramite l'apposizione della firma elettronica da parte di tutti coloro inclusi nella lista di distribuzione.

L’applicazione è costituita da tre distinti database:
  • Manuale: database di consultazione del Manuale Qualità, contiene tutti i documenti (sottoforma di allegati o di testo scritto) del Manuale al fine di garantire la fruibilità a tutte le persone interessate al suo contenuto.
  • Editor: database di gestione del workflow approvativo per la redazione e approvazione di nuovi documenti o per la revisione di documenti già esistenti.
  • Archivio: database destinato a raccogliere tutti i documenti sostituiti dalle nuove versioni redatte.

Possibili integrazioni

L'applicazione di gestione del Sistema Qualità può essere integrato con altri moduli che permettano, ad esempio, di gestire:
  • l'elenco dei fornitori qualificati;
  • la rilevazione delle non conformità;
  • i risultati delle verifiche ispettive interne periodiche.

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